Kurumsal e-posta yedekleme ve arşivleme nasıl planlanır?
E-postaların hem telefonda hem bilgisayarda görünmesi, iki bağımsız yedeğiniz olduğu anlamına gelmez. IMAP cihazlar arasında aynı sunucudaki veriyi eşitler. Bir mesajın silinmesi diğer cihazlara da yansıyabilir. İş sürekliliği için posta sunucusundan bağımsız kopya ve düzenli geri yükleme kontrolü gerekir.
Mevcut hizmetin kapsamı
Civema kurumsal e-posta paketlerinde sunucu dışı yedekleme şu anda dahil değildir. Hesap kotası, sunucudaki saklama alanıdır; yedekleme hizmeti değildir. Gereksiniminiz varsa satış öncesinde saklama süresi, yedekleme sıklığı, erişim yetkisi ve kurtarma kapsamını ayrıca netleştirin.
Uygulanabilir bir yedek planı
- Hangi kutuların, klasörlerin, kişilerin ve takvimlerin korunacağını belirleyin.
- E-posta uygulamanızın dışa aktarma veya yerel arşivleme özelliğiyle bağımsız kopya oluşturun. Dosya biçimi uygulamaya göre değişir.
- Kopyayı aynı posta sunucusu dışında, erişimi sınırlandırılmış bir konumda saklayın.
- Taşınabilir disk veya bulut alanında şifreleme kullanın; kurtarma anahtarını aynı yerde korumasız bırakmayın.
- Bir örnek mesajı ve ekini geri açarak kopyanın gerçekten kullanılabildiğini sınayın.
- Sorumlu kişiyi, tekrar sıklığını ve eski kopyaların ne zaman silineceğini yazılı hale getirin.
Arşiv ile yedeği ayırın
Arşiv, uzun süre saklanacak kayıtların düzenidir; yedek ise kayıp veya arıza sonrasında geri dönüş içindir. Aynı kutudaki Arşiv klasörü sunucu arızasına karşı bağımsız koruma sağlamaz. Yalnızca son kopyayı tutmak yanlış silmenin yedeğe de yansımasına neden olabilir; ihtiyaca uygun sürümleme planlayın.
Silmeden önce
Çalışan hesabını kapatmadan veya kotayı temizlemeden gerekli verinin korunduğunu doğrulayın. Saklama süresini şirket yükümlülüklerinize göre yetkili kişilerle belirleyin. Herkese açık dosya bağlantılarıyla şirket arşivi paylaşmayın. Geri yükleme testi yapılmamış bir dosyayı kesin kurtarma garantisi olarak görmeyin.
Geri bildiriminiz için teşekkürler!
